1. MESSUJEN VASTUULLINEN JÄRJESTÄJÄ
Tapahtuman vastuullinen järjestäjä on Pielisen Messuyhdistys ry
Yhteyshenkilö: hallituksen puheenjohtaja Ella Kärki
040 510 3289 (varmimmin tekstiviestillä)
nurmes@pielisenmessut.fi
2. ILMOITTAUTUMINEN NÄYTTEILLEASETTAJAKSI
Näytteilleasettajaksi ilmoittautuminen tapahtuu sähköisellä ilmoittautumis‐ ja varausvahvistuslomakkeella. Ilmoittautuminen on sitova, kun varausvahvistus on kuitattu saapuneeksi järjestäjän toimesta. Sähköpostilla, puhelimitse tai muulla tavoin tehdyt ennakkovaraukset vahvistetaan sähköpostilla.
3. PAIKKAVARAUS, LASKUTUS JA PERUUTUSEHDOT
3.1 Paikkavaraukset
Sisä‐ ja ulko‐osastoista on nähtävillä kartat. Järjestäjä varaa oikeuden näyttelykokonaisuuden tai teknisten yksityiskohtien kannalta välttämättömiin osastosijoittelun muutoksiin.
Varauksen lopullisen hyväksymisen edellytyksenä on, että varaaja on hyväksynyt osallistumisehdot kokonaisuudessaan varauksen yhteydessä.
3.2 Osallistumismaksun laskutus
Osallistumismaksu laskutetaan ilmoittautumislomakkeessa toivotulla tavalla joko verkkolaskulla, sähköpostitse (ei laskutuslisää) tai paperisella laskulla (laskutuslisä 5,00 €). Pielisen Messuyhdistys ry on arvonlisäverovelvollinen, jonka vuoksi kaikki messujenpalvelut ovat arvonlisäverollisia (alv 24 %). Laskun eräpäivä on ennen messujen alkamista.
3.3. Peruuttamisehdot
Osastovarauksen peruuttaminen ilman kuluja on mahdollista 9.4.2024 saakka. Tämän jälkeen ilman erityisen painavaa syytä tulleista peruutuksista on järjestäjällä oikeus laskuttaa sovitusta hinnasta alla olevilla hinnoilla.
Osallistumisehtojen varauksen peruuttamista koskevat ehdot ovat seuraavat:
- Varauksen peruuttaminen viimeistään 1 kk ennen messujen alkua (10.4.-8.5.) – veloitetaan toimistokuluina 50 € +alv 24 %
- Varauksen peruuttaminen 30 – 14 vrk ennen messujen alkua (9.5. – 22.5.2024) – veloitetaan 50 % varatun messupaikan hinnasta + alv 24 %
- Varauksen peruuttaminen 13 – 0 vrk ennen messujen alkamista (23.5. – 8.6.2024) – veloitetaan varatun osaston hinta + alv 24 %.
Mikäli peruuttaminen johtuu todistettavissa olevasta ns. force majour (ylivoimainen este) esteestä, neuvottelemme peruutusmaksuista tapauskohtaisesti.
4. NÄYTTEILLEASETTAJAN OIKEUDET
Näytteilleasettajalla on oikeus käydä kauppaa ja / tai esitellä toimintaansa messuosastollaan. Näytteilleasettaja saa jakaa osastoltaan markkinointimateriaalia sekä järjestää maksuttomia kilpailuja tai arvontoja. Maksullisten arpojen myynti ei ole sallittua. Näytteilleasettajalla on mahdollisuus esittää osastollaan AV‐materiaalia, musiikkia jne. häiritsemättä muita näytteilleasettajia (näytteilleasettaja vastaa edellä mainitun materiaalin tekijänoikeuskorvauksista).
Kaikkiin osastoihin kuuluu max.3 kpl näytteilleasettajakortteja. Lisäksi näytteilleasettajilla on mahdollisuus tilata maksuttomia näytteilleasettajakortteja ilmoittautumisen yhteydessä 1.6.2024 asti. Tämän jälkeen veloitetaan 5,00 € / kpl (sis. alv 24 %).
Näytteilleasettajat saavat näyttelypäivien aikana veloituksetta kahvin sekä kahvileivän INFO-pisteen kahvilasta. Kahvilipukkeet jaetaan osastoille (2 kpl / osaston esittelijä) ilmoittautumisen yhteydessä.
Näytteilleasettajakortit ja kahvilipukkeet luovutetaan PielisAreenan aulassa sijaitsevasta INFO- pisteestä / messutoimistosta tositetta vastaan. Tosite maksetusta osastosta on esitettävä järjestäjälle paikan päällä ennen osaston rakentamisen aloittamista, ellei suoritus näy järjestäjän tiliotteella.
Näytteilleasettajalla on mahdollisuus hankkia lisänäkyvyyttä jo ennen tapahtumaa messujen ennakkomarkkinoinnissa. Näytteilleasettajien luettelo julkaistaan sivuillamme, Pielisen Messujen Facebook‐profiilissa ja sähköisessä Pielis-posti -messulehdessä. Lisäksi lehtimainonnassa markkinoidaan messuja yhteensä noin 18.000 levikin verran Juuan, Nurmeksen, Lieksan, Valtimon ja Rautavaaran kunnissa jakeluna joka talouteen ja matkailupaikkoihin sekä huoltamoille.
Mainospaikkojen tilaus huhtikuusta lähtien julkaistavassa digitaalisessa Pielis-posti -messulehdestä: Katja Kuittinen, katjukat@gmail.com, 050 327 4703.
Osaston varusteet
Messuhallissa (PielisAreena) olevien sisäosastojen koot ovat 2×3 m tai 2×2 m (s x l).
Lisäksi on neljä (4) pöytäpaikkaa 1×1 m pöydille.
Näyttelyn sisäosastoihin messuhallissa kuuluu 2,4 m korkea seinärakenne ilman otsalautoja. Otsalaudoille on kuitenkin osaston levyinen, helposti paikoilleen asetettavan otsalaudan paikka valmiina. Näytteilleasettajan tulee hankkia otsalaudat itse tai käyttää mahdollisesti jo aiemmin käytössä olleita otsalautoja.
Messuhallin lattia ja osastojen lattia on suojattu mustalla kumimatolla. Eri värisiä mattoja ja messukalusteita voi tilata valmiiksi osastojen rakentajalta, Messujen Tekijä Oy – yritykseltä. Tämä yritys rakentaa messuosastot.
Kaikkiin sisäosastoihin kuuluu sähköpistoke. Sähkön tarpeesta tulee kuitenkin ilmoittaa varausvahvistuksen yhteydessä.
Ulko-osastojen koot vaihtelevat. (Erillinen ulko-osastokartta julkaistaan maaliskuussa).
Ulko-osastojen sähkötilaukset tehdään osastopaikan varauslomakkeessa. Ulkopaikkojen sähköliittymät ovat maksullisia; 10 € (sis. alv) valovirta 220 V ja voimavirta 20 € (sis. alv).
Paikan päällä tilatuista sähköstä, myyntipöydistä tai muista lisätilauksista veloitetaan lisämaksu 15 € + alv 24 %. Lisätuolit 5 €/kpl.
Muut kalusteet, sisäosastonerikoisrakenteet sekä graafiset lisäpalvelut voi tilata etukäteen alan yrittäjiltä.
Näyttelyalueelle järjestään yöajan yleisvalvonta 8.6. – 9.6.2024 välisenä aikana. PielisAreenan ovet suljetaan perjantaina 7.6. rakennusajan päätyttyä klo 22.00 ja avataan huoltoajan alkaessa näyttelypäivän aamuna lauantaina klo 7.00. Järjestäjä ei vastaa näyttelytilojen tai ulko‐osastojen yksilöllisestä valvonnasta, jolloin näytteilleasettaja on vastuussa omaisuutensa asianmukaisesta suojaamisesta. Pyydämme huomioimaan tämän erityisesti ulko‐osastoilla.
5. NÄYTTEILLEASETTAJAN RAJOITUKSET JA VELVOLLISUUDET
Näytteilleasettajan tulee noudattaa messujen aukioloaikaa ja pitää osastonsa avoinna sekä yleisilmeeltään siistinä koko näyttelypäivän ajan (lauantaina 8.6. klo 10‐15 ja sunnuntaina 9.6. klo 10-15).
Osastoa ei saa purkaa ennen messujen päättymistä, eikä jättää miehittämättömäksi kohtuuttoman pitkäksi ajaksi.
Messujen järjestäjä vastaa alueen yleisestä jätehuollosta, mutta näytteilleasettaja on velvoitettu huolehtimaan oman osastonsa sekä lähiympäristön siisteydestä, myös tapahtuman päätyttyä. Järjestäjällä on oikeus laskuttaa näytteilleasettajaa mahdollisesta jälkisiivouksesta 50,00 € + ALV 24 %. Myös muusta osallistumisehtojen vastaisesta toiminnasta on järjestäjällä oikeus laskuttaa tapauskohtaisesti määräytyvä summa.
Sisäosastojen yleisvalaistus on järjestetty PielisAreenan puolesta. Kaikkiin sisäosastopaikkoihin on saatavilla lisäksi ns. valovirtapistoke maksutta. Varaa sähköveto kuitenkin osastollesi varauslomakkeessa. Näytteilleasettajilla on mahdollisuus sijoittaa osastolleen tavanomaisia lisävalaisimia ja sähkölaitteita. Niiden kokonaiskuormitus ei kuitenkaan saa olla näytteilleasettajainfossa ilmoitettua nimelliskuormitusta suurempi. Kaikki sähköliitännät tullaan tarkastamaan järjestäjän toimesta ennen messujen aukeamista.
Vaativampia sähköasennuksia varten ole yhteydessä kiinteistöpäällikköön Sami Nevalaiseen, 0400 311 282, sami.nevalainen@nurmes.fi
Avotulen teko tai ruuan valmistus esimerkiksi keittolevyllä sisäosastoilla on ehdottomasti kielletty. Ulko‐osastoilla avotulen käsittely ja ruuan valmistus on mahdollista järjestäjän kanssa ennalta sopien ja tapahtuman turvallisuusohjeita noudattaen. Kaikilta elintarviketoimijoilta vaaditaan asianmukaiset luvat, jotka on esitettävä järjestäjälle ennen tapahtuman alkua. Alkoholin myynti, anniskelu tai tarjoilu messualueella on kielletty.
Näytteilleasettaja sitoutuu noudattamaan järjestäjän antamia lisäohjeita.
Näyttelyn järjestäjä pidättää itselleenoikeuden näyttelyn siirtämiseen tai peruuttamiseen ylivoimaisen esteen ilmetessä. Mahdolliset riita‐asiat ja erimielisyydet pyritään ratkaisemaan neuvottelemalla.